Datenschutzerklärung

  1. Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei Wodey Informationssysteme
  2. Ihre Rechte
  3. Wie wir mit Ihren Daten umgehen
  4. Vorgehen im Fall eines Datenlecks
  5. Begriffe und Definitionen
  6. Unsere Cookie-Richtlinie

1. Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei Wodey Informationssysteme

Sie vertrauen Wodey Informationssysteme Ihre zahlungs- und personenbezogenen Daten an. Dieses Vertrauen ist uns sehr wichtig. Wir möchten diese Gelegenheit nutzen, um Ihnen zu erklären, wie wir Ihre Privatsphäre schützen.

Wir befassen uns seit Langem mit der Verarbeitung Ihrer Daten und auch der Daten von anderen Menschen. Dabei beachten wir die folgenden gesetzlichen Bestimmungen: Unsere Betriebsabläufe wurden so gestaltet, dass sie die strengen Anforderungen aller maßgeblichen Gesetzestexte in jeglicher Hinsicht erfüllen. Des Weiteren haben wir wirksame Maßnahmen zum Schutz des Datenverkehrs ergriffen. Auf diese Weise stellen wir den Schutz Ihrer eigenen Privatsphäre und der Privatsphäre Ihrer Kunden sicher.

Grundprinzipien des Datenschutzes

Auf den Punkt gebracht bedeutet die Beachtung dieser gesetzlichen Bestimmungen durch unser Unternehmen, dass wir uns an die folgenden Grundprinzipien halten:

  • Wir informieren Sie über Ihre Rechte und verarbeiten Ihre Daten nur mit Ihrer Zustimmung.
  • Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, um unsere Arbeit zu tun.
  • Wir stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten korrekt sind und es auch bleiben.
  • Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht länger als nötig auf.
  • Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugten Zugriffen, Verlust oder Vernichtung.
  • Wir können die Einhaltung dieser Prinzipien durch unser Unternehmen nachweisen.

Daten-Manager und Daten-Verarbeiter

Aus rechtlicher Sicht üben wir im Bereich des Datenschutzes eine doppelte Funktion aus. Wir erfassen und verwalten die personenbezogenen Daten unserer Kunden und unserer Mitarbeiter. Wir gelten in dieser Eigenschaft offiziell als Datenmanager und tragen somit die Verantwortung für einen gewissenhaften Umgang mit den betreffenden Daten.

Kontakt Bei Fragen können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Tel.: +49 (0) 228 9090 1021 | E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!


2. Ihre Rechte

Wir achten beim Umgang mit Ihren Daten auf größtmögliche Sorgfalt und Sicherheit. Falls Sie dies überprüfen möchten, stehen Ihnen als Inhaber Ihrer personenbezogenen Daten verschiedene Rechte zu.

Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht auf Auskunft über diejenigen unserer Arbeitsabläufe, die die Handhabung und Verarbeitung Ihrer personen- und zahlungsbezogenen Daten umfassen.

Recht auf Einsicht

Sie haben das Recht auf Einsicht in Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Falls Sie dieses Recht ausüben möchten, müssen wir vor dem Abruf Ihrer Daten erst Ihre Identität prüfen. Anschließend erhalten Sie alle Daten, die wir bei uns über Sie gespeichert haben. Wir informieren Sie außerdem über die Einzelheiten unserer Verarbeitungsmethoden, einschließlich Angaben zum Verarbeitungszweck, zur Aufbewahrungsfrist, zu den Datenempfängern und zur Art und Weise der Datenerhebung. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, Ihnen spätestens nach einem Monat einen Überblick über diese Daten zu geben. Falls wir von einer längeren Bearbeitungszeit ausgehen, werden wir Ihnen dies mitteilen. 

Recht auf Berichtigung, Beschränkung und Löschung

Sie haben das Recht auf Berichtigung oder Ergänzung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Sie können außerdem die teilweise Löschung Ihrer Daten veranlassen, um die Datenmenge zu beschränken, die wir künftig nutzen dürfen. Des Weiteren steht Ihnen das „Recht auf Vergessen werden“ zu, d. h. Sie können verlangen, dass Ihre bei uns gespeicherten Daten vollständig gelöscht werden. Wir sind allerdings gesetzlich zur Aufbewahrung bestimmter Daten verpflichtet, die in diesem Fall nicht gelöscht werden können. 

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie können verlangen, dass Wodey Informationssysteme die zu Ihrer Person gespeicherten Daten auf digitalem Weg an eine andere juristische Person übermittelt. Wenn Sie dieses Recht ausüben, werden wir Ihnen Ihre Daten in einem strukturierten und gängigen Dateiformat zur Verfügung stellen. Wir können dies nur bei personenbezogenen Daten tun, die Sie uns selbst übermittelt haben oder deren Verarbeitung Sie ausdrücklich zugestimmt haben oder die wir in Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erhalten haben. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, dass die gewünschten Informationen spätestens nach einem Monat für den Datentransfer bereit sein sollen. Falls wir von einer längeren Bearbeitungszeit ausgehen, werden wir Ihnen dies mitteilen. 

Recht auf Widerspruch

Falls Sie der Ansicht sind, dass wir bestimmte personenbezogene Daten über Sie unrechtmäßig verarbeiten, möchten wir Sie bitten, uns dies mitzuteilen. Sollte Ihr Widerspruch gerechtfertigt sein, werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im entsprechenden Umfang einstellen. Sie haben außerdem die Möglichkeit zur Einreichung einer offiziellen Beschwerde, falls Sie glauben, dass Ihre Daten nicht mit der erforderlichen Sorgfalt behandelt werden. Im Fall einer Beschwerde werden wir unsere Abläufe eingehend prüfen und uns bemühen, alle festgestellten Mängel zu beseitigen. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, Beschwerden innerhalb von fünf Arbeitstagen zu beantworten. Falls wir von einer längeren Bearbeitungszeit ausgehen, werden wir Ihnen dies mitteilen. Sofern keine Einigung zustande kommt, haben Sie die Möglichkeit, sich mit Ihrer Beschwerde an die deutsche Datenschutzbehörde zu wenden.

Kontakt

Bei Fragen können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Tel.: +49 (0) 228 9090 1021 | E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 

 

3. Wie wir mit Ihren Daten umgehen

Wir nutzen verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Privatsphäre möglichst wirksam zu schützen. Wir verwenden die folgenden Methoden, um Ihre Privatsphäre im Rahmen unserer Arbeitsabläufe zu schützen:  

Zweifacher Datenschutz

Die Verantwortung für eine sorgsame Datenhandhabung liegt zuallererst bei denjenigen unserer Mitarbeiter, die im Rahmen des Tagesgeschäfts personenbezogene Daten verarbeiten. Sie kennen die jeweiligen Verarbeitungsmethoden und haben Zugriff auf die Inhalte der einzelnen Anwendungen. Sie prüfen außerdem täglich die Funktionsfähigkeit aller Prozesse.

·        Sie erhalten Unterstützung und Ratschläge vom Datenschutzbeauftragten, der jeweils entsprechende Richtlinien formuliert, Risikoanalysen durchführt und prüft, ob die einzelnen Abläufe den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

Sicherung von Arbeitsabläufen

Ein neuer Arbeitsablauf kann manchmal mit Risiken für Ihre personenbezogenen Daten verbunden sein. Wir unterziehen deshalb alle neuen Arbeitsabläufe einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Wir führen außerdem eine Risikoanalyse und eine technische Beurteilung durch, um sicher sein zu können, dass es beim Freigabeprozess, bei der Sicherheit und bei der Dokumentation keine Probleme gibt.

Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten

Alle von uns im Rahmen der Datenverarbeitung verrichteten Tätigkeiten werden detailliert dokumentiert, um sicherzustellen, dass wir immer nachvollziehen können, was mit Ihren personenbezogenen Daten geschieht. Unser Datenschutzbeauftragter wird dafür sorgen, dass die entsprechenden Aufzeichnungen stets vollständig und auf dem neuesten Stand sind.

Zweck der Datennutzung

Wir nutzen die personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern ausschließlich zur Erfüllung unserer Pflichten als Arbeitgeber. Wir nutzen die personenbezogenen Daten von Kunden ausschließlich zur Erbringung unserer Dienstleistungen, z. B.:

  • Abschluss oder Änderung von Verträgen
  • Verarbeitung und Analyse von Zahlungsvorgängen
  • Beilegung von Streitigkeiten und Klärung strittiger Zahlungsvorgänge
  • Vermeidung und Bekämpfung von Betrugsdelikten und anderen illegalen Aktivitäten
  • Datenanalyse zur Verbesserung unserer Dienstleistungen
  • Einleitung, Abstimmung und Auslagerung von Arbeitsabläufen
  • Verrichtung bestimmter Tätigkeiten im Marketingbereich

Aufbewahrungsfrist

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verwendungszweck erforderlich ist, und am Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht. Wir stellen die Einhaltung dieser Aufbewahrungsfrist sicher, indem wir die Einzelheiten zur Aufbewahrungsdauer und die zugehörigen personenbezogenen Daten am selben Ort aufbewahren.

Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung

Wir arbeiten bei der Betrugsbekämpfung mit Banken, Kreditkartenfirmen und sonstigen Dritten zusammen. Dazu ist es manchmal notwendig, dass wir Daten an diese Parteien weitergeben. Dies erfolgt stets in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen und nur mit der ausdrücklichen Erlaubnis unseres Datenschutzbeauftragten.

Immer auf dem neuesten Stand

Unsere Mitarbeiter wissen, wie wichtig Datenschutz ist. Sie wurden speziell geschult, um Ihre Privatsphäre zu schützen und Informationen sicher aufzubewahren. Wir sorgen dafür, dass dieses Bewusstsein und die damit verbundenen Fachkenntnisse immer auf dem neuesten Stand sind, indem wir z. B. ein E-Learning-Programm anbieten und auf einen regelmäßigen internen Informationsaustausch achten. Unser Datenschutzbeauftragter und die Unternehmensverantwortlichen überwachen diese Aktivitäten.

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4. Vorgehen im Fall eines Datenlecks

Unabhängig von der Sorgfalt, mit der wir unsere Arbeit erledigen, besteht doch immer das Risiko einer Verletzung der Datensicherheit. 
Die Gründe hierfür können menschliches Versagen oder auch äußere Einflüsse sein. Der Begriff „Datenleck“ bezeichnet eine Situation, in der personenbezogene Daten verloren gehen oder in falsche Hände geraten.

Im Fall eines Datenlecks muss sofort gehandelt werden. Wir prüfen zunächst, welche personenbezogenen Daten betroffen sind. Falls sich der Vorfall auf Ihre Rechte und Freiheiten auswirken könnte, wird das Datenleck binnen 72 Stunden an die deutsche Datenschutz­behörde gemeldet. Bei erhöhtem Risiko werden Sie außerdem umgehend informiert. Zusätzlich wird das Datenleck einer eingehenden Prüfung unterzogen. Wir gehen der Sache auf den Grund und ermitteln, welche Daten gefährdet waren, wer die Täter sein könnten und wie sich vermeiden lässt, dass so etwas noch einmal passiert. Dieser Ansatz gibt uns die Möglichkeit, unsere Sicherheitsmaßnahmen entsprechend zu verschärfen. Darüber hinaus werden wir alle Erkenntnisse über das Datenleck sorgfältig protokollieren, um sicherzustellen, dass wir daraus auch in Zukunft lernen können.

Meldung eines Datenlecks

Sie glauben, dass es ein potenzielles Datenleck gibt? Wir möchten Sie bitten, uns dies schnellstmöglich mitzuteilen und dabei auch die Gründe oder Anzeichen zu nennen, auf denen Ihr Verdacht beruht.

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5. Begriffe und Definitionen Personenbezogene Daten

Alle Daten einer natürlichen Person, z. B. der Name oder die E-Mail-Adresse. Dazu gehören auch Informationen, die sich nur indirekt auf die Identität einer Person beziehen, z. B. eine IP-Adresse, eine Kartennummer oder Transaktionsdaten. Diese Einzelheiten können in Kombination mit weiteren Daten bis zu einer bestimmten natürlichen Person zurückverfolgt werden.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Europäische Gesetzgebung zur Regelung einer gewissenhaften Verarbeitung personenbezogener Daten und des freien Datenverkehrs. Diese Verordnung wurde am 27. April 2016 mit Wirkung für alle EU-Mitgliedstaaten verabschiedet, wobei den betroffenen juristischen Personen eine zweijährige Übergangsfrist gewährt wurde, um ihre administrativen und betrieblichen Abläufe an das neue Gesetz anzupassen, das am 25. Mai 2018 endgültig in Kraft tritt.

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Ein neuer Arbeitsablauf kann manchmal mit Risiken für Ihre personenbezogenen Daten verbunden sein. Wir unterziehen deshalb alle neuen Arbeitsabläufe einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Die DSGVO legt die maßgeblichen Anforderungen für DSFAs fest.

Datenmanager
Eine natürliche oder juristische Person, die – einzeln oder in Zusammenarbeit mit Dritten – personenbezogene Daten erfasst oder verwaltet. Der Datenmanager ist auch für den Aufbau und Ablauf seiner Datenverarbeitung verantwortlich. Wir sind der Datenmanager der personenbezogenen Daten unserer Kunden.

Datenverarbeiter
Eine natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag eines Datenmanagers verarbeitet. Ein Datenverarbeiter und ein Datenmanager schließen immer einen Vertrag mit Bedingungen, die zur Gewährleistung der Datensicherheit erfüllt werden müssen.

Kunde
Eine Person, die mit Wodey Informationssysteme eine Beziehung eingeht, z. B. ein Besucher unserer Website, ein Abnehmer unserer Dienstleistungen oder Produkte, ein Lieferant oder ein Geschäftspartner.

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6. Unsere Cookie-Richtlinie

Wir verwenden Cookies, um die Funktionsfähigkeit unserer Website sicherzustellen. Cookies sind kleine Textdateien, die wir an Ihren Computer, Ihren Tablet-PC oder Ihr Mobiltelefon senden. Diese Textdateien speichern bestimmte Daten, z. B. welche Internetseiten Sie besuchen. Es handelt sich hierbei um einen komplett anonymen Prozess, d. h. Ihre Identität wird nicht offengelegt. Cookies geben jedoch in einem gewissen Umfang Aufschluss über Ihr Verhalten. Wir möchten Sie deshalb über unseren Einsatz von Cookies und Ihre diesbezüglichen Möglichkeiten informieren.

Zweck unserer Cookies

Cookies sind sowohl für uns als auch für Sie nützlich. Sie sorgen z. B. dafür, dass Sie dieselben Daten nicht immer wieder neu eingeben müssen und dass Sie Informationen erhalten, die zu Ihren Interessen passen. Wir verwenden Cookies außerdem, um zu analysieren, wie Sie unsere Website nutzen. Die hierbei gewonnenen Erkenntnisse helfen uns, die Website benutzerfreundlicher zu gestalten. Cookies werden für verschiedene Zwecke genutzt:

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  • Zur Analyse der Nutzung unserer Website
  • Zum Abschluss oder zur Erfüllung von Verträgen
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Zweck: Der Google Tag Manager gibt Wodey Informationssysteme  die Möglichkeit zur schnellen und problemlosen Aktualisierung von Tags und Code-Fragmenten auf der Firmen-Website. Sobald das Tag-Manager-Fragment in die Website eingebunden wurde, kann Wodey Informationssysteme Tags über eine Web-Schnittstelle konfigurieren, ohne den vorhandenen Code ändern oder ergänzen zu müssen. Dies senkt die Fehlerwahrscheinlichkeit und erspart Wodey Informationssysteme die Hinzuziehung eines Entwicklers, wenn Änderungen notwendig sind.
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Eventuell verwendete Website Analysedienste

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